Die Kanzlei Lundgaard Jensen Advocacia e Consultoria Internacional , eingetragen unter der CNPJ-Nr. 21.682.183/0001-42 und ansässig in Rua João Cordeiro, nº 831, bairro Meireles, CEP 60.110-355, Fortaleza/CE, legt großen Wert auf den Schutz der Privatsphäre und personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeitenden, Lieferanten, Partner und Mandanten und erfüllt die Anforderungen des Gesetzes Nr. 13.709 vom 14. August 2018, auch bekannt als Allgemeines Datenschutzgesetz (LGPD).
Diese Richtlinie soll die Beziehung zu den betroffenen Personen transparent erläutern und wichtige Aspekte für die Kanzlei darlegen, um darüber zu informieren, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, wie und zu welchen Zwecken sie verwendet werden, an wen sie weitergegeben werden, wie sie gespeichert werden sowie über weitere gesetzlich relevante Fragen.
Diese Datenschutzrichtlinie wird bei Bedarf aktualisiert und behandelt folgende Themen:
- Begriffe des Allgemeinen Datenschutzgesetzes (LGPD);
- Welche personenbezogenen Daten erhoben werden;
- Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden;
- An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben;
- Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen;
- Wie lange Ihre personenbezogenen Daten gespeichert werden;
- Ihre Rechte als betroffene Person und deren Ausübung;
- Kontaktmöglichkeiten zum Datenschutzbeauftragten.
Zur Erfüllung der Vorgaben des Gesetzes Nr. 13.709/2018 („Allgemeines Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten – LGPD“) sind folgende Rechtsbegriffe zu erläutern:
- Personenbezogene Daten: online oder offline erhobene Daten und Informationen, die natürliche Personen (betroffene Personen) identifizieren oder identifizierbar machen können. Dazu gehören Daten, die mit anderen Informationen kombiniert werden können, um eine Person zu identifizieren, und/oder sich auf ihre Identität, Merkmale oder ihr Verhalten beziehen oder beeinflussen, wie sie behandelt oder bewertet wird, einschließlich Kennnummern, Standortdaten oder elektronischer Kennungen.
- Besondere personenbezogene Daten: personenbezogene Daten über rassische oder ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Zugehörigkeit zu einer religiösen, weltanschaulichen oder politischen Organisation, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben sowie genetische oder biometrische Daten, sofern sie einer natürlichen Person zugeordnet sind; ferner alle Daten, die in Verbindung mit anderen Informationen beeinflussen können, wie die betroffene Person behandelt wird, und dadurch möglicherweise eine gesetzlich verbotene diskriminierende Praxis auslösen.
- Anonymisierung (sowie verwandte Begriffe wie anonymisieren und anonymisiert): alle zum Zeitpunkt der Verarbeitung (siehe nachstehende Definition) personenbezogener Daten verfügbaren angemessenen technischen Mittel und Verfahren, durch die die betroffene Person nicht identifiziert werden kann. Anonymisierte Daten gelten im Sinne der anwendbaren Rechtsvorschriften nicht als personenbezogene Daten, es sei denn, das Anonymisierungsverfahren wird rückgängig gemacht oder kann mit angemessenem Aufwand rückgängig gemacht werden.
- Verarbeitung (sowie verwandte Begriffe wie verarbeiten und verarbeitet): jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, einschließlich Erhebung, Herstellung, Empfang, Klassifizierung, Verwendung, Zugriff, Vervielfältigung, Übermittlung, Verbreitung, Bearbeitung, Ablage, Speicherung, Löschung, Bewertung oder Kontrolle von Informationen, Änderung, Mitteilung, Übertragung, Offenlegung oder Auswertung.
- Verantwortlicher: natürliche oder juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts, die über die Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet, insbesondere über deren Zwecke und Mittel.
- Auftragsverarbeiter: natürliche oder juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
- Rechtsgrundlage: gesetzliche Erlaubnistatbestände für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Gesetz Nr. 13.709/2018.
Wenn Sie nach dem Lesen unserer Richtlinie einen Punkt nicht verstehen oder ihm nicht zustimmen, kontaktieren Sie uns bitte unter der E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten: mkt@lundgaardjensen.com .
Rolle der Kanzlei nach der LGPD:
Im vorliegenden Fall und allgemein handelt die Kanzlei Lundgaard Jensen als Verantwortliche für die personenbezogenen Daten, auf die sie Zugriff hat, und bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung im Umgang mit ihren Partnern, die als Auftragsverarbeiter personenbezogener Daten gelten.
Welche personenbezogenen Daten erhebt die Kanzlei Lundgaard Jensen und zu welchen Zwecken werden sie verwendet?
Die Kanzlei verarbeitet personenbezogene Daten ihrer Mandanten und Partner. Gemäß der im Februar/2023 erstellten Bestandsaufnahme werden nachstehend die personenbezogenen Daten und Zwecke aufgeführt:
- Name, CPF, Reisepass, Wohnanschrift und E-Mail-Adresse zur Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung für Unternehmenskunden;
- Name, Staatsangehörigkeit, CPF, Wohnanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer zur Einleitung gerichtlicher und behördlicher Verfahren;
- Name, Staatsangehörigkeit, CPF, Wohnanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Reisepass zur Eröffnung von Mandaten und Erstellung von Handelsverträgen;
- Name, CPF, RG, Anschrift und Reisepass zur Erstellung von Immobilienverträgen der Mandanten und damit zusammenhängenden Angelegenheiten;
- Reisepass, Geburtsurkunde, CPF und Anschrift zur Gründung von Unternehmen und Beantragung einer CPF auf Wunsch des Mandanten;
- Führungszeugnisse, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde und persönliche Dokumente zur Beantragung eines Visums.
Die genannten personenbezogenen Daten verarbeitet die Kanzlei, um ihre gesetzlichen Zuständigkeiten wahrzunehmen oder gesetzliche und vertragliche Pflichten zu erfüllen.
Warum erheben wir Ihre Daten?
Die Daten sind erforderlich für:
- die Erstellung von Verträgen;
- die Kommunikation mit den betroffenen Personen;
- die Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
- die Identifizierung des Mandanten bei seiner Betreuung durch die Kanzlei;
- das Teammanagement;
- administrative und organisatorische Zwecke;
- die Erfüllung vertraglicher Pflichten.
Wo speichern wir die Daten und an wen geben wir sie weiter?
Die personenbezogenen Daten werden überwiegend in einem digitalen Netzwerk mit Virenschutz und Datenschutzprogrammen gespeichert. Ein weiterer Teil wird in Papierform in einem verschlossenen und gesicherten Archiv aufbewahrt.
Die Weitergabe der Daten erfolgt gemäß den Vorgaben und Grenzen des Allgemeinen Datenschutzgesetzes (LGPD). Die Kanzlei nimmt Schutz- und Vertraulichkeitsklauseln in die von Lieferanten, Partnern und Mitarbeitenden unterzeichneten Verträge auf, um sie denselben Regelungen zu unterwerfen und sie für Schäden, Verlust, Abhandenkommen, aktives oder unterlassenes Verhalten sowie Rechtsverstöße zulasten der weitergegebenen und verarbeiteten Daten verantwortlich zu machen.
Welche Rechte haben betroffene Personen und wie können sie diese ausüben?
Nach dem Allgemeinen Datenschutzgesetz (LGPD) stehen den betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten die Kanzlei Lundgaard Jensen erhebt, folgende Rechte zu:
- Antrag auf Löschung der Daten;
- Auskunft über die Daten;
- Zugang zu den Daten;
- Berichtigung der Daten;
- Widerspruch gegen die erhobenen Daten.
Die betroffene Person kann die Löschung ihrer bei der Kanzlei erhobenen und gespeicherten Daten verlangen, wenn diese unnötig oder übermäßig sind oder nicht im Einklang mit der LGPD verarbeitet werden. Die Löschung kann teilweise oder vollständig erfolgen, also einzelne Daten oder sämtliche von der Kanzlei erhobenen Daten betreffen.
Bei Daten, die aufgrund gesetzlicher und/oder vertraglicher Pflichten verarbeitet werden, kann die Kanzlei keine Löschung vornehmen; dies ist eine nach dem Allgemeinen Datenschutzgesetz (LGPD) vorgesehene Ausnahme. Die genannten Dokumente werden für die gesetzlich oder vertraglich festgelegte Dauer aufbewahrt.
Die betroffene Person kann Auskunft und Zugang zu den erhobenen Daten verlangen sowie die Berichtigung ihrer personenbezogenen Daten beantragen, damit die gespeicherten Angaben aktuell bleiben. Sie kann der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 18 Abs. 2 des Gesetzes Nr. 13.709/2018 – LGPD widersprechen, wenn die Verarbeitung ohne ihre Einwilligung erfolgt.
Schließlich kann die betroffene Person die Übertragbarkeit ihrer Daten an einen anderen Anbieter von Dienstleistungen oder Produkten verlangen.
Alle vorstehenden Anträge sind mittels ausdrücklichen Ersuchens der betroffenen Person oder ihres ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreters an den Datenschutzbeauftragten der Kanzlei zu richten, per E-Mail an: mkt@lundgaardjensen.com . Ist eine sofortige Bearbeitung nicht möglich, erhält die betroffene Person eine Antwort, in der entweder:
- mitgeteilt wird, dass der Empfänger nicht Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter der Daten ist, und, soweit möglich, der zuständige Akteur benannt wird; oder
- die tatsächlichen oder rechtlichen Gründe angegeben werden, die einer sofortigen Maßnahme entgegenstehen.
Von der Kanzlei angewandte Sicherheitsmaßnahmen
Die Kanzlei verwendet bestmögliche Sicherheitsprotokolle, um die Privatsphäre der personenbezogenen Daten betroffener Personen zu schützen, und empfiehlt zugleich individuelle Schutzmaßnahmen.
Es ist darauf hinzuweisen, dass die von der Kanzlei eingestellten Mitarbeitenden Vertraulichkeitsverpflichtungen hinsichtlich der verarbeiteten Informationen und Daten unterzeichnen und im korrekten Umgang mit Dokumenten unterwiesen werden.
Darüber hinaus beauftragt die Kanzlei externe IT-Fachkräfte, die in dringenden Fällen und bei spezifischen technischen Fragen unterstützen.
Außerdem verfügt die Kanzlei über einen Verhaltenskodex, eine Informationsrichtlinie, eine Richtlinie zur Entfernung und Löschung von Daten sowie eine Datenschutzrichtlinie, die die Tätigkeiten aller Mitarbeitenden regeln.
Empfehlungen zur sicheren Aufbewahrung Ihrer Daten und Informationen
Um die Sicherheit und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, die Sie bei der Registrierung oder bei Beauftragung der Dienstleistungen angeben, empfehlen wir, ausschließlich geschäftliche und unternehmensbezogene Kommunikationswege zu nutzen, persönliche Kontakte zu vermeiden und Daten Dritter nicht unrechtmäßig und ohne Einwilligung weiterzuleiten.
Die E-Mail-Adressen der Kanzlei enden auf @lundgaardjensen.com. Prüfen Sie daher unbedingt die eingehenden E-Mails und ob sie tatsächlich von einer authentischen Absenderadresse stammen.
Wir empfehlen Mitarbeitenden die Verwendung von Passwörtern mit Groß- und Kleinbuchstaben, Symbolen und Zahlen, um deren Sicherheit zu erhöhen. Vermeiden Sie, Passwörter mit mehreren Personen im Unternehmen zu teilen oder an leicht zugänglichen Orten zu speichern.
Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?
Die personenbezogenen Daten werden so lange verarbeitet, wie dies zur Durchführung der Tätigkeiten erforderlich ist, und nach Ablauf der gesetzlich und vertraglich festgelegten Fristen gelöscht. Nachstehend sind die Fristen nach Bereichen aufgeführt. Bei Fragen konsultieren Sie bitte die Richtlinie der Kanzlei zur Aufbewahrung und Löschung von Dokumenten.
| Bereich | Dokumentenbeschreibung | Aufbewahrungsfrist | Rechtsvorschriften |
|---|---|---|---|
| UMWELT | Unterlagen für Genehmigungsverfahren | 10 Jahre | CONAMA-Resolution Nr.237/1997 |
| UMWELT | Baugenehmigung | 10 Jahre nach Beendigung des Vertrags mit dem Mandanten. | Zivilgesetzbuch |
| UMWELT | Antrag auf Betriebsgenehmigung | Solange die Person Mandant ist (vorsorgliche, nicht verpflichtende Frist) | ------ |
| FINANZEN | Antragsformulare zur Kontoeröffnung | 10 Jahre nach Beendigung des Vertrags mit dem Mandanten. | Zivilgesetzbuch |
| FINANZEN | Antrag auf Berichte oder Registrierung bei Sisbacen (PJ) – Banco Central do Brasil | 10 Jahre nach Beendigung des Vertrags mit dem Mandanten. | Zivilgesetzbuch |
| FINANZEN | Rechnung (Lieferant, Anlagevermögen und Verkauf von Anlagevermögen) | 5 Jahre | Gesetz 5.172, Art. 173, Nationales Steuergesetzbuch |
| FINANZEN | Ausgangsrechnung | 10 Jahre | Gesetz 8.212, Art. 46, Grundgesetz über die soziale Sicherheit |
| FINANZEN | Erstattungsanträge | Nach Abschluss durch den Mandanten besteht kein bestimmter Zweck mehr für die Aufbewahrung des Dokuments | ------ |
| PERSONALABTEILUNG | Einstellungs-/Beschäftigungsunterlagen | 5 Jahre | CLT |
| PERSONALABTEILUNG | Unterlagen zu den FGTS-Beiträgen der Mitarbeitenden | 30 Jahre | Gesetz 8.036/90 |
| RECHNUNGSWESEN | Einkommensteuererklärung natürlicher Personen | 5 oder 6 Jahre | Zivilgesetzbuch |
| RECHNUNGSWESEN | Einkommensteuererklärung natürlicher Personen | 10 Jahre | Gesetz 8.212, Art. 33 |
| RECHNUNGSWESEN | Cofins | 10 Jahre | Gesetz 8.212, Art. 33 |
| RECHNUNGSWESEN | PIS – Abführung | 10 Jahre | Gesetz 2.052, Art. 3 und 10, PIS-PASEP |
| RECHNUNGSWESEN | Damef (Jährliche Erklärung der wirtschaftlichen und steuerlichen Tätigkeit) | 5 Jahre | Gesetz 5.172, Art. 173, Nationales Steuergesetzbuch |
| RECHNUNGSWESEN | Wasser-, Strom- und Telefonrechnungen | 5 Jahre | Gesetz 5.172, Art. 173, Nationales Steuergesetzbuch |
| GESELLSCHAFTSRECHT UND SONSTIGES | Gesellschaftsvertrag und Nachtrag | 10 Jahre | Zivilgesetzbuch |
| GESELLSCHAFTSRECHT UND SONSTIGES | Kaufvertrag/Übertragungsurkunde | Solange die Person Mandant ist (vorsorgliche, nicht verpflichtende Frist) | ------ |
| GESELLSCHAFTSRECHT | Antrag auf kommunale Registrierung/Antrag für verschiedene IPTU-Angelegenheiten | Solange die Person Mandant ist (vorsorgliche, nicht verpflichtende Frist) | ------ |
| GESELLSCHAFTSRECHT UND SONSTIGES | Antrag auf Immobilienbewertung | Solange die Person Mandant ist (vorsorgliche, nicht verpflichtende Frist) | ------ |
| RECHTSSTREITIGKEITEN | Unterlagen zu Gerichts- und Verwaltungsverfahren | 10 Jahre | Zivilgesetzbuch |
| VERTRIEB | Mandantenformular | Solange die Person Mandant ist | LGPD, Art. 7, V |
| VERTRIEB | Persönliche Dokumente (CPF, RG, Reisepass, Wohnsitznachweis usw.) | Solange die Person Mandant ist | LGPD, Art. 7, V |
| IMMOBILIEN | Öffentliche Urkunde | Solange die Person Mandant ist (vorsorgliche, nicht verpflichtende Frist) | ------ |
| IMMOBILIEN | Verträge | 10 Jahre | Zivilgesetzbuch |
| EMPFANG | Mietverträge | 10 Jahre | Zivilgesetzbuch |
| MIGRATION | Persönliche Dokumente (CPF, RG, Reisepass, Wohnsitznachweis usw.) | Solange die Person Mandant ist | LGPD, Art. 7, V |
| MIGRATION | Antrag auf Beantragung einer CPF | Solange die Person Mandant ist | LGPD, Art. 7, V |
| MIGRATION | Investitionsplan | Solange die Person Mandant ist | LGPD, Art. 7, V |
| MIGRATION | Führungszeugnis (besondere personenbezogene Daten) | Für die konkrete Tätigkeit, für die das Führungszeugnis angefordert wird. Anschließend löschen. | LGPD, Art. 11 |
| MIGRATION | Devisenvertrag bei natürlicher Person | Solange die Person Mandant ist (vorsorgliche, nicht verpflichtende Frist) | ------ |
Geltungsdauer dieser Datenschutzrichtlinie
Die Kanzlei bemüht sich, die Erfahrung ihrer Partner, Mandanten und Mitarbeitenden zu verbessern, indem sie Änderungen an der Richtlinie vornimmt und erforderlichenfalls neue Funktionen, Dienstleistungen und weitere Aktualisierungen aufnimmt; dabei wahrt sie stets Transparenz und hält diese Richtlinie aktuell.
Künftige Änderungen dieser Richtlinie werden gegebenenfalls auf einer Website bekannt gegeben. Ungeachtet dessen empfehlen wir unseren Partnern, Mandanten und Mitarbeitenden, sich stets über unsere Richtlinie auf dem Laufenden zu halten.
Kontaktstelle/Datenschutzbeauftragter
Für Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Datenschutzrichtlinie stellt die Kanzlei Lundgaard Jensen den direkten Kontakt zum Datenschutzbeauftragten unter folgender E-Mail-Adresse bereit: mkt@lundgaardjensen.com .
Anwendbares Recht und Gerichtsstand.
Diese Richtlinie unterliegt den Gesetzen der Föderativen Republik Brasilien, wird nach diesen ausgelegt und vollzogen, insbesondere nach Gesetz Nr. 13.709/2018, ungeachtet der Gesetze anderer Bundesstaaten oder Länder. Für die Entscheidung sämtlicher aus diesem Dokument entstehender Fragen ist das Gericht am Wohnsitz des Verantwortlichen für die personenbezogenen Daten zuständig.