Lo studio legale Lundgaard Jensen Advocacia e Consultoria Internacional, registrato con CNPJ n. 21.682.183/0001-42, con sede in Rua João Cordeiro, n. 831, bairro Meireles, CEP 60.110-355, Fortaleza/CE, tutela la privacy e la protezione dei dati personali dei propri collaboratori, fornitori, partner e clienti, conformandosi ai requisiti stabiliti dalla Legge n. 13.709 del 14 agosto 2018, nota anche come Legge generale sulla protezione dei dati (LGPD).
La presente Policy mira a chiarire in modo trasparente il rapporto con gli interessati, affrontando alcuni aspetti importanti per lo Studio al fine di illustrare quali dati personali sono raccolti, come e per quali finalità sono utilizzati, con chi sono condivisi, come sono conservati e altre questioni previste dalla legge.
La presente Informativa sulla privacy sarà aggiornata ogniqualvolta necessario e tratterà:
- Concetti previsti dalla Legge generale sulla protezione dei dati (LGPD);
- Quali dati personali sono raccolti;
- Come utilizziamo i Suoi dati personali;
- Con chi condividiamo i Suoi dati personali;
- Come proteggiamo i Suoi dati personali;
- Per quanto tempo saranno conservati i Suoi dati personali;
- I Suoi diritti in qualità di interessato e le modalità per esercitarli;
- Modalità per contattare il Responsabile della protezione dei dati.
Per adempiere ai requisiti della Legge n. 13.709/2018 («Legge generale sulla protezione dei dati personali – LGPD»), occorre chiarire i seguenti concetti giuridici:
- Dati personali: dati e informazioni ottenuti online o offline, idonei a identificare o rendere identificabili persone fisiche (interessati), compresi i dati che possono essere combinati con altre informazioni per identificare una persona e/o che riguardano la sua identità, caratteristiche o comportamento, oppure incidono sul modo in cui è trattata o valutata, inclusi numeri identificativi, dati relativi all'ubicazione o identificatori elettronici.
- Dati sensibili: dati personali relativi all'origine razziale o etnica, alle convinzioni religiose, alle opinioni politiche, all'appartenenza a un sindacato o a un'organizzazione di natura religiosa, filosofica o politica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale, dati genetici o biometrici collegati a una persona fisica, nonché qualsiasi dato che, combinato con altre informazioni, possa incidere sul trattamento dell'interessato e potenzialmente dar luogo a pratiche discriminatorie vietate dalla legge.
- Anonimizzazione (e termini correlati quali anonimizzare e anonimizzati): qualsiasi mezzo e processo tecnico ragionevole e disponibile al momento del trattamento (definito di seguito) dei dati personali che impedisca l'identificazione dell'interessato. I dati anonimizzati non sono considerati dati personali ai fini della normativa applicabile, salvo che il processo di anonimizzazione venga annullato o possa essere annullato con sforzi ragionevoli.
- Trattamento (e termini correlati quali trattare e trattati): qualsiasi operazione effettuata su dati personali, inclusi raccolta, produzione, ricezione, classificazione, utilizzo, accesso, riproduzione, trasmissione, distribuzione, elaborazione, archiviazione, conservazione, cancellazione, valutazione o controllo delle informazioni, modifica, comunicazione, trasferimento, diffusione o estrazione.
- Titolare: persona fisica o giuridica, di diritto pubblico o privato, competente a prendere decisioni riguardanti il trattamento dei dati personali, in particolare la determinazione delle finalità e dei mezzi del trattamento.
- Responsabile del trattamento: persona fisica o giuridica, di diritto pubblico o privato, che tratta dati personali per conto del Titolare.
- Base giuridica: presupposti di legge che autorizzano il trattamento dei dati personali, come elencati nella Legge n. 13.709/2018.
Se, dopo aver letto la nostra informativa, non comprende o non condivide un punto, La invitiamo a contattarci all'indirizzo e-mail del Responsabile della protezione dei dati: mkt@lundgaardjensen.com.
Ruolo dello Studio ai sensi della LGPD:
Nel caso specifico e in generale, lo Studio Lundgaard Jensen agirà in qualità di titolare dei dati personali cui ha accesso, determinando le finalità e i mezzi del trattamento nei rapporti con i propri partner, che saranno considerati responsabili del trattamento dei dati personali.
Quali dati personali sono raccolti dallo Studio Lundgaard Jensen e per quali finalità sono utilizzati.
Lo Studio tratta i dati personali dei propri clienti e partner e, secondo la mappatura effettuata a febbraio/2023, i dati personali e le finalità sono indicati di seguito:
- Nome, CPF, passaporto, indirizzo di residenza ed e-mail per la fatturazione e il pagamento delle società clienti;
- Nome, nazionalità, CPF, indirizzo di residenza, e-mail e telefono per l'avvio di procedimenti giudiziari e amministrativi;
- Nome, nazionalità, CPF, indirizzo di residenza, e-mail, telefono e passaporto per l'avvio di pratiche e la redazione di contratti commerciali;
- Nome, CPF, RG, indirizzo e passaporto per la redazione di contratti relativi agli immobili dei clienti e la gestione di questioni correlate;
- Passaporto, certificato di nascita, CPF e indirizzo per la costituzione di società e l'ottenimento del CPF, su richiesta del cliente;
- Certificati penali, certificato di nascita, certificato di matrimonio e documenti personali per le richieste di visto.
I suddetti dati personali sono trattati dallo Studio al fine di esercitare le proprie competenze o adempiere agli obblighi di legge e contrattuali.
Perché richiediamo i Suoi dati?
I dati sono necessari per:
- redigere contratti;
- consentire la comunicazione con gli interessati;
- adempiere agli obblighi di legge;
- identificare il cliente quando riceve assistenza dallo Studio;
- gestire i team;
- finalità amministrative e gestionali;
- adempiere agli obblighi contrattuali.
Dove conserviamo i dati e con chi li condividiamo?
La maggior parte dei dati personali è conservata su una rete digitale dotata di database antivirus e programmi per la protezione dei dati; una parte è conservata in formato cartaceo, in un archivio chiuso e protetto.
La condivisione dei dati avviene nel rispetto delle direttive e dei limiti della Legge generale sulla protezione dei dati (LGPD). Lo Studio inserisce nei contratti clausole di protezione e riservatezza sottoscritte da fornitori, partner e collaboratori, vincolandoli alle medesime regole e informandoli della responsabilità in caso di danni, perdita, smarrimento, condotte commissive od omissive o illeciti riguardanti i dati condivisi e trattati.
Quali diritti hanno gli interessati e come possono esercitarli?
Ai sensi della Legge generale sulla protezione dei dati (LGPD), gli interessati i cui dati personali sono raccolti dallo Studio Lundgaard Jensen hanno diritto a:
- chiedere la cancellazione dei dati;
- confermare i dati;
- accedere ai dati;
- rettificare i dati;
- opporsi alla raccolta dei dati.
L'interessato può chiedere la cancellazione dei dati raccolti e conservati dallo Studio quando siano non necessari, eccessivi o trattati in violazione della LGPD. La cancellazione può essere parziale o totale, ossia riguardare un dato specifico oppure tutti i dati raccolti dalla società.
Si precisa che lo Studio non può cancellare i dati trattati in adempimento di obblighi di legge e/o contrattuali, eccezione consentita dalla Legge generale sulla protezione dei dati (LGPD). I documenti in questione saranno conservati per il periodo previsto dalla legge o dal contratto.
L'interessato può confermare e accedere ai dati raccolti, chiederne la rettifica per mantenere aggiornati i propri dati e opporsi al trattamento dei dati personali ai sensi dell'art. 18, paragrafo 2, della Legge n. 13.709/2018 – LGPD, quando il consenso dell'interessato non è richiesto.
Infine, l'interessato può chiedere la portabilità dei propri dati a un altro fornitore di servizi o prodotti.
Tutte le richieste di cui sopra devono essere inviate al Responsabile della protezione dei dati personali dello Studio all'indirizzo e-mail mkt@lundgaardjensen.com, mediante richiesta espressa dell'interessato o di un rappresentante debitamente autorizzato rivolta al responsabile del trattamento. Qualora non sia possibile darvi seguito immediatamente, sarà inviata all'interessato una risposta che potrà:
- comunicare che il destinatario non è responsabile del trattamento dei dati e indicare, ove possibile, il responsabile competente; oppure
- indicare le ragioni di fatto o di diritto che impediscono l'adozione immediata del provvedimento.
Misure di sicurezza adottate dallo Studio
Lo Studio utilizza i migliori protocolli di sicurezza per tutelare la riservatezza dei dati personali degli interessati e raccomanda inoltre misure di protezione individuale.
Si sottolinea che i collaboratori assunti dallo Studio sottoscrivono impegni di riservatezza e non divulgazione riguardanti le informazioni e i dati trattati e sono stati istruiti sulla corretta gestione dei documenti.
Lo Studio si avvale inoltre di un professionista IT esterno per fornire assistenza nei casi più urgenti e nelle questioni che richiedono competenze tecnologiche specifiche.
Inoltre, lo Studio dispone di un Codice di condotta, una Policy informativa, una Policy di rimozione e cancellazione dei dati e una Policy sulla privacy che disciplinano le attività di tutti i collaboratori.
Suggerimenti per mantenere al sicuro i Suoi dati e le Sue informazioni
Per garantire la sicurezza e la protezione dei dati personali forniti in fase di registrazione o al momento dell'incarico dei servizi, suggeriamo di comunicare esclusivamente tramite canali commerciali e aziendali, evitando contatti personali e l'inoltro improprio di dati di terzi senza consenso.
Gli indirizzi e-mail dello Studio terminano con @lundgaardjensen.com. È pertanto essenziale prestare attenzione alle e-mail ricevute e verificare che provengano effettivamente dal mittente indicato.
Suggeriamo ai collaboratori di utilizzare password contenenti lettere maiuscole e minuscole, simboli e numeri, per renderle più sicure. Evitare di condividere le password con più persone all'interno dell'azienda e di salvarle in luoghi facilmente accessibili.
Per quanto tempo saranno conservati i dati personali
I dati personali sono trattati per il tempo necessario allo svolgimento delle attività e vengono rimossi una volta decorsi i termini stabiliti dalla legge e dal contratto. Di seguito sono riportati i termini previsti per ciascun settore. Per eventuali dubbi, consultare la Policy dello Studio sulla conservazione e cancellazione dei documenti.
| Settore | Descrizione del documento | Periodo di conservazione | Normativa |
|---|---|---|---|
| AMBIENTE | Documentazione per le autorizzazioni | 10 anni | Risoluzione CONAMA n.237/1997 |
| AMBIENTE | Permesso di costruzione | 10 anni dalla conclusione del contratto con il cliente. | Codice civile |
| AMBIENTE | Richiesta di licenza di esercizio | Per tutta la durata del rapporto con il cliente (periodo precauzionale e non obbligatorio) | ------ |
| FINANZA | Moduli di apertura del conto | 10 anni dalla conclusione del contratto con il cliente. | Codice civile |
| FINANZA | Richiesta di rapporti o registrazione Sisbacen (persona giuridica) - Banco Central do Brasil | 10 anni dalla conclusione del contratto con il cliente. | Codice civile |
| FINANZA | Fattura fiscale (fornitore, immobilizzazioni e vendita di immobilizzazioni) | 5 anni | Legge 5.172, art. 173, Codice tributario nazionale |
| FINANZA | Fattura fiscale in uscita | 10 anni | Legge 8.212, art. 46, Legge organica della previdenza sociale |
| FINANZA | Richieste di rimborso | Una volta conclusa dal cliente, non sussiste più una finalità specifica per conservare il documento | ------ |
| UFFICIO DEL PERSONALE | Documenti di assunzione | 5 anni | CLT |
| UFFICIO DEL PERSONALE | Documenti relativi al FGTS del collaboratore | 30 anni | Legge 8.036/90 |
| CONTABILITÀ | Dichiarazione dei redditi delle persone fisiche | 5 o 6 anni | Codice civile |
| CONTABILITÀ | Dichiarazione dei redditi delle persone fisiche | 10 anni | Legge 8.212, art. 33 |
| CONTABILITÀ | Cofins | 10 anni | Legge 8.212, art. 33 |
| CONTABILITÀ | PIS - Versamento | 10 anni | Legge 2.052, artt. 3 e 10, PIS-PASEP |
| CONTABILITÀ | Damef (Dichiarazione annuale dei movimenti economici e fiscali) | 5 anni | Legge 5.172, art. 173, Codice tributario nazionale |
| CONTABILITÀ | Bollett e di acqua, elettricità e telefono | 5 anni | Legge 5.172, art. 173, Codice tributario nazionale |
| SOCIETARIO E ALTRO | Atto costitutivo e modifica | 10 anni | Codice civile |
| SOCIETARIO E ALTRO | Atto di compravendita | Per tutta la durata del rapporto con il cliente (periodo precauzionale e non obbligatorio) | ------ |
| SOCIETARIO | Domanda di iscrizione comunale/Richiesta per varie istanze relative all'IPTU | Per tutta la durata del rapporto con il cliente (periodo precauzionale e non obbligatorio) | ------ |
| SOCIETARIO E ALTRO | Richiesta di valutazione immobiliare | Per tutta la durata del rapporto con il cliente (periodo precauzionale e non obbligatorio) | ------ |
| CONTENZIOSO | Documentazione relativa a procedimenti giudiziari e amministrativi | 10 anni | Codice civile |
| COMMERCIALE | Modulo cliente | Per tutta la durata del rapporto con il cliente | LGPD, art. 7, V |
| COMMERCIALE | Documenti personali (CPF, RG, passaporto, prova di residenza, ecc.) | Per tutta la durata del rapporto con il cliente | LGPD, art. 7, V |
| IMMOBILIARE | Atto pubblico | Per tutta la durata del rapporto con il cliente (periodo precauzionale e non obbligatorio) | ------ |
| IMMOBILIARE | Contratti | 10 anni | Codice civile |
| RECEPTION | Contratti di locazione | 10 anni | Codice civile |
| IMMIGRAZIONE | Documenti personali (CPF, RG, passaporto, prova di residenza, ecc.) | Per tutta la durata del rapporto con il cliente | LGPD, art. 7, V |
| IMMIGRAZIONE | Domanda di registrazione CPF | Per tutta la durata del rapporto con il cliente | LGPD, art. 7, V |
| IMMIGRAZIONE | Piano di investimento | Per tutta la durata del rapporto con il cliente | LGPD, art. 7, V |
| IMMIGRAZIONE | Certificati penali (sensibili) | Per l'attività specifica che richiede il certificato. Successivamente, cancellare. | LGPD, art. 11 |
| IMMIGRAZIONE | Contratto di cambio, per persone fisiche | Per tutta la durata del rapporto con il cliente (periodo precauzionale e non obbligatorio) | ------ |
Entrata in vigore della presente Informativa sulla privacy
Lo Studio mira a migliorare l'esperienza di partner, clienti e collaboratori apportando modifiche alla policy, introducendo nuove funzionalità, servizi e ogni altro aggiornamento necessario, garantendo sempre trasparenza e mantenendo aggiornata la presente policy.
Eventuali modifiche future alla presente policy saranno comunicate sul sito web, ove applicabile. Raccomandiamo comunque ai nostri partner, clienti e collaboratori di mantenersi sempre aggiornati sulla nostra policy.
Canale di contatto/Responsabile della protezione dei dati
Per le questioni relative all'Informativa sulla privacy, lo Studio Lundgaard Jensen mette a disposizione un contatto diretto con il Responsabile della protezione dei dati all'indirizzo e-mail mkt@lundgaardjensen.com.
Legge applicabile e foro competente.
La presente policy è disciplinata, interpretata ed eseguita conformemente alle leggi della Repubblica Federativa del Brasile, in particolare alla Legge n. 13.709/2018, indipendentemente dalle leggi di altri Stati o Paesi. Per la risoluzione di qualsiasi questione derivante dal presente documento è competente il foro del domicilio del titolare dei dati personali.