Le cabinet Lundgaard Jensen Advocacia e Consultoria Internacional, immatriculé au CNPJ sous le nº 21.682.183/0001-42, sis Rua João Cordeiro, nº 831, bairro Meireles, CEP 60.110-355, Fortaleza/CE, attache une grande importance au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles de ses collaborateurs, fournisseurs, partenaires et clients, conformément aux exigences établies par la Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, également connue sous le nom de Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
La présente politique vise à clarifier, en toute transparence, les relations avec les personnes concernées, en abordant certains points importants pour le cabinet afin de préciser quelles données personnelles sont collectées, comment elles sont utilisées, à quelles fins elles sont utilisées, avec qui elles sont partagées et comment elles sont conservées, entre autres questions relevant de la loi.
La présente Politique de confidentialité sera mise à jour chaque fois que nécessaire et portera sur les points suivants :
- Les concepts de la Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ;
- Les données personnelles collectées ;
- La manière dont nous utilisons vos données personnelles ;
- Les destinataires avec lesquels nous partageons vos données personnelles ;
- La manière dont nous assurons la sécurité de vos données personnelles ;
- La durée de conservation de vos données personnelles ;
- Vos droits en tant que personne concernée et les modalités de leur exercice ;
- Les moyens de communication avec le délégué à la protection des données.
Afin de respecter les prescriptions de la Lei nº 13.709/2018 (« Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD »), il convient de préciser les concepts juridiques suivants :
- Données personnelles : données et informations obtenues en ligne ou hors ligne, permettant d’identifier ou de rendre identifiables des personnes physiques (personnes concernées), y compris les données pouvant être combinées avec d’autres informations pour identifier un individu et/ou se rapportant à son identité, à ses caractéristiques ou à son comportement, ou influant sur la manière dont il est traité ou évalué, notamment les numéros d’identification, les données de localisation ou les identifiants électroniques.
- Données sensibles : données personnelles relatives à l’origine raciale ou ethnique, aux convictions religieuses, aux opinions politiques, à l’appartenance à un syndicat ou à une organisation à caractère religieux, philosophique ou politique, données concernant la santé ou la vie sexuelle, données génétiques ou biométriques lorsqu’elles sont rattachées à une personne physique, ou toute donnée qui, combinée à d’autres informations, peut influer sur la manière dont la personne concernée est traitée, c’est-à-dire être susceptible de donner lieu à une pratique discriminatoire interdite par la législation.
- Anonymisation (ainsi que les termes connexes tels qu’anonymiser, anonymisées) : tout moyen et tout procédé technique raisonnable et disponible au moment du traitement (défini ci-après) de données personnelles, ayant pour résultat de ne pas permettre l’identification de la personne concernée. Les données anonymisées ne seront pas considérées comme des données personnelles aux fins de la législation applicable, sauf lorsque le processus d’anonymisation auquel elles ont été soumises est inversé ou peut l’être moyennant des efforts raisonnables.
- Traitement (ainsi que les termes connexes traiter, traitées) : toute opération effectuée sur des données personnelles, notamment la collecte, la production, la réception, le classement, l’utilisation, l’accès, la reproduction, la transmission, la distribution, le traitement, l’archivage, le stockage, la suppression, l’évaluation ou le contrôle de l’information, la modification, la communication, le transfert, la diffusion ou l’extraction.
- Responsable du traitement : personne physique ou morale, de droit public ou privé, à qui incombent les décisions relatives au traitement des données personnelles, notamment en ce qui concerne la détermination des finalités et des moyens du traitement des données personnelles.
- Sous-traitant : personne physique ou morale, de droit public ou privé, qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.
- Base légale : fondements juridiques autorisant le traitement des données personnelles, tels qu’énumérés dans la Lei nº 13.709/2018.
Si, après avoir lu notre politique, vous ne comprenez pas un point ou n’y souscrivez pas, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse électronique du délégué à la protection des données : mkt@lundgaardjensen.com.
Rôle du cabinet au regard de la LGPD :
En l’espèce et de manière générale, le cabinet Lundgaard Jensen agira en qualité de responsable du traitement des données personnelles auxquelles il a accès, en déterminant les finalités et les moyens du traitement dans ses relations avec ses partenaires, lesquels seront considérés comme des sous-traitants de données personnelles.
Quelles données personnelles sont collectées par le cabinet Lundgaard Jensen et à quelles fins sont-elles utilisées ?
Le cabinet traite les données personnelles de ses clients et partenaires et, conformément à la cartographie établie en février/2023, les données personnelles et les finalités sont indiquées ci-dessous :
- Nom, CPF, passeport, adresse du domicile, adresse électronique, aux fins de facturation et de paiement des entreprises clientes ;
- Nom, nationalité, CPF, adresse du domicile, adresse électronique, numéro de téléphone, aux fins d’introduction de procédures judiciaires et administratives ;
- Nom, nationalité, CPF, adresse du domicile, adresse électronique, numéro de téléphone, passeport, aux fins d’introduction de demandes et de rédaction de contrats commerciaux ;
- Nom, CPF, RG, adresse, passeport, aux fins de rédaction de contrats portant sur les biens immobiliers des clients et de traitement des demandes connexes ;
- Passeport, acte de naissance, CPF, adresse, aux fins de création d’entreprises et d’obtention d’un CPF, à la demande du client ;
- Antécédents judiciaires, acte de naissance, acte de mariage, documents personnels, aux fins de demande de visa.
Les données personnelles précitées sont traitées par le cabinet afin d’exercer les compétences légales ou de remplir les missions légales et contractuelles.
Pourquoi demandons-nous vos données ?
Les données sont nécessaires pour :
- rédiger des contrats ;
- permettre la communication avec les personnes concernées ;
- respecter les obligations légales ;
- identifier le client lors de sa prise en charge par le cabinet ;
- gérer les équipes ;
- répondre aux besoins d’administration et de gestion ;
- respecter les obligations contractuelles.
Où conservons-nous les données et avec qui les partageons-nous ?
Les données personnelles sont conservées, pour la grande majorité, sur un réseau numérique équipé de bases antivirus et de logiciels de protection des données ; une autre partie des données est conservée sur support physique, dans des archives fermées et sécurisées.
Le partage des données s’effectue conformément aux principes et dans les limites de la Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Le cabinet intègre aux contrats signés par les fournisseurs, partenaires et collaborateurs des clauses de protection et de confidentialité, afin de les soumettre aux mêmes règles et de les informer de leur responsabilité en cas de dommage, de perte, d’égarement, d’actes ou d’omissions et d’agissements illicites portant atteinte aux données partagées et traitées.
Quels sont les droits des personnes concernées et comment les exercer ?
Selon la Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), les personnes dont les données personnelles sont collectées par le cabinet Lundgaard Jensen disposent des droits suivants :
- Demande de suppression des données ;
- Confirmation des données ;
- Accès aux données ;
- Rectification des données ;
- Opposition aux données collectées.
La personne concernée peut demander la suppression de ses données collectées et conservées par le cabinet lorsqu’elles sont inutiles, excessives ou traitées en violation de la LGPD. La suppression peut être partielle ou totale, c’est-à-dire porter sur une donnée déterminée ou sur l’ensemble des données collectées par l’entreprise.
Il convient de préciser que le cabinet ne pourra pas supprimer les données traitées au titre d’obligations légales et/ou contractuelles, cette exception étant autorisée par la Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Les documents concernés seront conservés pendant la durée prévue par la loi ou le contrat.
La personne concernée peut obtenir confirmation des données collectées et y accéder ; elle peut demander la rectification de ses données personnelles afin que les informations enregistrées restent à jour ; elle peut s’opposer au traitement de ses données personnelles, conformément à l’art. 18, deuxième paragraphe, de la Lei nº 13.709/2018 – LGPD, lorsque le traitement est dispensé du consentement de la personne concernée.
Enfin, la personne concernée peut demander la portabilité de ses données vers un autre fournisseur de services ou de produits.
Toutes les demandes précitées doivent être adressées au délégué à la protection des données personnelles du cabinet, à l’adresse électronique mkt@lundgaardjensen.com, sur demande expresse de la personne concernée ou de son représentant légalement constitué auprès de l’acteur du traitement. S’il n’est pas possible de donner suite immédiatement à la demande, une réponse sera adressée à la personne concernée, laquelle pourra :
- indiquer que le destinataire de la demande n’est pas un acteur du traitement des données et préciser, dans la mesure du possible, l’identité de cet acteur ; ou
- indiquer les motifs de fait ou de droit empêchant de prendre immédiatement la mesure demandée.
Mesures de sécurité mises en œuvre par le cabinet
Le cabinet utilise les meilleurs protocoles de sécurité afin de préserver la confidentialité des données personnelles des personnes concernées et recommande également des mesures de protection individuelle.
Il convient de souligner que les collaborateurs recrutés par le cabinet signent des engagements de confidentialité et de secret concernant les informations et les données traitées et ont reçu des instructions sur la manipulation appropriée des documents.
Le cabinet fait également appel à un prestataire informatique externe pour l’assister dans les situations les plus urgentes et celles qui nécessitent des connaissances techniques spécialisées.
En outre, le cabinet dispose d’un Code de conduite, d’une Politique de l’information, d’une Politique de retrait et de suppression des données et d’une Politique de confidentialité qui encadrent les activités de tous ses collaborateurs.
Recommandations pour assurer la sécurité de vos données et informations
Afin d’assurer la sécurité et la protection des données personnelles que vous fournissez lors de votre inscription ou de la souscription de services, nous vous recommandons de communiquer exclusivement par les canaux commerciaux et professionnels, en évitant les contacts personnels ainsi que la transmission indue et sans consentement de données de tiers.
Les adresses électroniques du cabinet se terminent par @lundgaardjensen.com. Il est donc indispensable de prêter attention aux courriels reçus et de vérifier l’authenticité de l’identité de leur expéditeur.
Nous recommandons aux collaborateurs d’utiliser des mots de passe composés de lettres majuscules et minuscules, de symboles et de chiffres, afin d’en renforcer la sécurité. Évitez de les partager avec plusieurs personnes de l’entreprise et de les enregistrer dans un endroit facilement accessible.
Durée de conservation des données personnelles
Les données personnelles sont traitées pendant la durée nécessaire à l’exécution des activités et sont supprimées à l’expiration des délais prévus par la loi et les contrats. Les délais établis par secteur sont présentés ci-dessous. En cas de doute, veuillez vous reporter à la Politique de conservation et de suppression des documents du cabinet.
| Secteur | Description du document | Durée de conservation | Législation |
|---|---|---|---|
| AMBIENTAL | Documents relatifs à l’obtention d’une autorisation environnementale | 10 anos | Resolução CONAMA nº237/1997 |
| AMBIENTAL | Permis de construire | 10 anos, após finalizado o contrato com o cliente. | Código Civil |
| AMBIENTAL | Demande d’autorisation d’exploitation | Enquanto cliente for (tempo preventivo e não obrigatório) | ------ |
| FINANCEIRO | Fiches d’ouverture de compte | 10 anos, após finalizado o contrato com o cliente. | Código Civil |
| FINANCEIRO | Demande de rapports ou d’enregistrement Sisbacen (PJ) - Banco Central do Brasil | 10 anos, após finalizado o contrato com o cliente. | Código Civil |
| FINANCEIRO | Facture fiscale (fournisseur, immobilisation et vente d’immobilisation) | 5 anos | Lei 5.172. art 173 Código Tributário Nacional |
| FINANCEIRO | Facture fiscale de sortie | 10 anos | Lei 8.212 art 46 Lei Orgânica da Seguridade Social |
| FINANCEIRO | Demandes de remboursement | Depois de Finalizada pelo cliente, não há mais finalidade específica para manter o documento | ------ |
| DEPARTAMENTO PESSOAL | Documents d’embauche/de recrutement | 5 anos | CLT |
| DEPARTAMENTO PESSOAL | Documents relatifs au FGTS du collaborateur | 30 anos | Lei 8.036/90 |
| CONTABILIDADE | Déclaration d’impôt sur le revenu des personnes physiques | 5 ou 6 anos | Código Civil |
| CONTABILIDADE | Déclaration d’impôt sur le revenu des personnes physiques | 10 anos | Lei 8.212 art 33 |
| CONTABILIDADE | Cofins | 10 anos | Lei 8.212 art 33 |
| CONTABILIDADE | PIS - Versement | 10 anos | Lei 2.052 art 3º e 10º PIS-PASEP |
| CONTABILIDADE | Damef (déclaration annuelle d’activité économique et fiscale) | 5 anos | Lei 5.172 art 173, Código Tributário Nacional |
| CONTABILIDADE | Factures d’eau, d’électricité et de téléphone | 5 anos | Lei 5.172 art 173, Código Tributário Nacional |
| SOCIETÁRIO E OUTROS | Statuts de société et avenant | 10 anos | Código Civil |
| SOCIETÁRIO E OUTROS | Acte de vente | Enquanto cliente for (tempo preventivo e não obrigatório) | ------ |
| SOCIETÁRIO | Demande d’inscription municipale/Formulaire de demandes diverses relatives à l’IPTU | Enquanto cliente for (tempo preventivo e não obrigatório) | ------ |
| SOCIETÁRIO E OUTROS | Demande d’évaluation d’un bien immobilier | Enquanto cliente for (tempo preventivo e não obrigatório) | ------ |
| CONTENCIOSO | Documents relatifs aux procédures judiciaires et administratives | 10 anos | Código Civil |
| COMERCIAL | Formulaire client | Enquanto cliente for | LGPD, art 7º, V |
| COMERCIAL | Documents personnels (CPF, RG, passeport, justificatif de domicile, etc.) | Enquanto cliente for | LGPD, art 7º, V |
| IMOBILIÁRIO | Acte authentique | Enquanto cliente for (tempo preventivo e não obrigatório) | ------ |
| IMOBILIÁRIO | Contrats | 10 anos | Código Civil |
| RECEPÇÃO | Contrats de location | 10 anos | Código Civil |
| MIGRATÓRIO | Documents personnels (CPF, RG, passeport, justificatif de domicile, etc.) | Enquanto cliente for | LGPD, art 7º, V |
| MIGRATÓRIO | Demande d’obtention d’un CPF | Enquanto cliente for | LGPD, art 7º, V |
| MIGRATÓRIO | Plan d’investissement | Enquanto cliente for | LGPD, art 7º, V |
| MIGRATÓRIO | Antécédents judiciaires (données sensibles) | Para a atividade específica que solicita a certidão. Após, remover. | LGPD, art 11º |
| MIGRATÓRIO | Contrat de change, dans le cas d’une personne physique | Enquanto cliente for (tempo preventivo e não obrigatório) | ------ |
Entrée en vigueur de la présente Politique de confidentialité
Le cabinet s’efforce d’améliorer l’expérience de ses partenaires, clients et collaborateurs en modifiant la politique, en intégrant de nouvelles fonctionnalités, de nouveaux services et toute autre mise à jour nécessaire, tout en veillant à la transparence et à la mise à jour de la présente politique.
Les éventuelles modifications futures de la présente politique seront, le cas échéant, annoncées sur le site internet. Nous recommandons néanmoins à nos partenaires, clients et collaborateurs de se tenir constamment informés de notre politique.
Canal de contact/Délégué à la protection des données
Pour toute question relative à la Politique de confidentialité, le cabinet Lundgaard Jensen permet de contacter directement le délégué à la protection des données à l’adresse électronique suivante : mkt@lundgaardjensen.com.
Droit applicable et juridiction compétente.
La présente politique sera régie, interprétée et exécutée conformément aux lois de la República Federativa do Brasil, notamment à la Lei nº 13.709/2018, indépendamment des lois d’autres États ou pays. Les juridictions du domicile du responsable du traitement des données personnelles seront compétentes pour trancher toute question découlant du présent document.